Obecné zásady ochrany osobních údajů

Obecné zásady ochrany osobních údajů veletrhprouk.cz

Čl. I. Obecné zásady ochrany osobních údajů

Veletrhprouk.cz, IČO: 123456789, se sídlem Abcdefgh 123/45, 110 00 Praha 1, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 26634 (dále jen „spolek“, „náš spolek“, „my“) si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů, a proto jsme se rozhodli přijmout tyto obecné zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Obecné zásady“).

Náš spolek zpracovává osobní údaje subjektů údajů v souladu s nařízením evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinném od 25. 5. 2018 (dále jen „GDPR“) a dalšími právními předpisy upravujícími problematiku ochrany osobních údajů.

Čl. II. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme především přímo od subjektů údajů, a to prostřednictvím registrací a případných nákupů přes e-shop, emailové komunikace, telefonní komunikace, webových stránek, kontaktního formuláře na našich webových stránkách, sociálních sítí, vizitek, aj. Dále získáváme osobní údaje z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.).

Čl. III. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů našemu spolku poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu s naším spolkem, nebo které náš spolek shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění našich zákonných povinností.

Čl. IV. Kategorie osobních údajů

Náš spolek zpracovává tyto kategorie osobních údajů:

1. Žádné osobní údaje

Čl. V. Kategorie subjektů údajů

Náš spolek zpracovává osobní údaje těchto subjektů údajů:

1. členové našeho spolku
2. potenciální členové
3. klienti našeho spolku
4. potenciální klienti našeho spolku
5. dodavatelé našeho spolku
6. potenciální dodavatelé
7. jiné osoby, které jsou ve smluvním vztahu s naším spolkem

Čl. VI. Účel zpracování osobních údajů

Náš spolek zpracovává Vaše osobní údaje jakožto subjektů údajů proto, abychom Vám mohli poskytovat naše služby a/nebo náš produkt, o který jste projevili zájem a abychom naše služby a/nebo náš produkt stále zlepšovali a zajistili bezpečnost našich služeb a/nebo našich produktů a tímto samozřejmě i bezpečnost Vašich osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být naším spolkem zpracovávány pro tyto účely:

1. zlepšení kvality poskytovaných služeb nebo produktu a případného vývoje nových služeb nebo produktů
2. zvýšení bezpečnosti poskytovaných služeb nebo produktů
3. zodpovězení Vašeho dotazu, žádosti či jiné připomínky zaslaného prostřednictvím kontaktního emailu
4. prezentace naší činnosti na internetu a sociálních sítí případně na internetu a sociálních sítí našich partnerů
5. provádění analýz a měření, např.: návštěvnosti, čtenosti, počtu shlédnutých stránek. Tyto údaje sbíráme pomocí anonymizovaných dat proto, abychom dokázali nabízet kvalitní obsah, který je pro uživatele relevantní a abychom rozvíjeli služby, o které mají naši uživatelé evidentní zájem
6. zveřejňování zpětné vazby z projektu
7. šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky (zejména e-mail, SMS zprávy, telefon) dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti
8. navázání a udržení partnerské spolupráce
9. účetní a daňové účely v souladu s příslušnými právními předpisy upravujícími účetnictví a daně
10. plnění ostatních zákonných povinností, např. poskytování informací orgánům činným v trestním řízení a dalším orgánům veřejné moci

Čl. VII. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů subjektů údajů je prováděno v prostorách našeho spolku jednotlivými pověřenými osobami našeho spolku, případně je zpracování osobních údajů subjektů údajů prováděno našimi zpracovateli v jejich prostorách jednotlivými pověřenými osobami zpracovatele. Ke zpracování dochází jak elektronicky, tj. prostřednictvím výpočetní techniky a informačních systémů, tak i v listinné podobě, tj. manuálním způsobem za dodržení všech bezpečnostních zásad. Veškeré osobní údaje, které našemu spolku subjekty údajů poskytují, jsou zabezpečeny standardními a dostupnými postupy a technologiemi, přičemž však není objektivně možné zaručit 100 % bezpečnost osobních údajů subjektů údajů. V této souvislosti náš spolek pravidelně kontroluje bezpečnostní opatření, která jsou pak dle potřeby pravidelně aktualizována.

Čl. VIII. Poskytnutí údajů třetím stranám

Náš spolek si pečlivě vybírá své partnery, kterým data subjektů údajů svěřuje a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům či k jejich jinému zneužití.

V rámci právních vztahů s našimi obchodními partnery jsou tito mimo jiné vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili a dále musí zajistit další opatření k zabezpečení osobních údajů subjektů údajů.

Třetími stranami, které mohou mít přístup k osobním údajům subjektů údajů tak dle povahy služby, kterou subjekty údajů využívají nebo využívali, jsou:

1. osoby, které pro nás zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií, které pro naše služby využíváme
2. osoby, které pro nás zajišťují účetní či jiné ekonomické služby
3. osoby, které pro nás zajišťují dostatečné zabezpečení a integritu našich služeb a webů a toto zabezpečení také pravidelně testují
4. poskytovatelé poštovních a komunikačních služeb a služeb elektronických komunikací
5. osoby, kterým poskytujeme údaje za účelem analýzy návštěvnosti našich webů
6. poskytovatelé platebních služeb a zpracovatelé plateb za účelem zabezpečení a realizace platebního styku
7. obchodní partneři, fotografové či sponzoři, kteří se podílejí na organizaci našich akcí, konferencí, workshopů atd.
8. osoby, které nám poskytují prostory pro pořádání našich akcí, konferencí a workshopů
9. marketingové a výzkumné agentury za účelem marketingového zpracování či šetření a pro nabídky obchodu, služeb a produktů

Za určitých, přesně definovaných podmínek je náš spolek povinen některé osobní údaje subjektů údajů předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, Finančnímu úřadu, Úřadu pro ochranu osobních údajů a dalším orgánům veřejné správy.

Čl. IX. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje subjektů údajů zpracováváme a uchováváme po dobu 2 let od účasti na projektu, a to pro možné reklamace a stížnosti.

Osobní údaje subjektů údajů, které zpracováváme se souhlasem subjektů údajů (tj. například souhlas s fotografováním či audiovizuální záznamy), uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen, pokud není právním předpisem stanoveno jinak.

Čl. X. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů mohou subjekty údajů využít následujících práv:

1. právo na informace ohledně osobních údajů subjektů údajů, které náš spolek zpracovává, ohledně účelu a povahy zpracování osobních údajů, včetně informace o případných příjemcích osobních údajů
2. právo na přístup k údajům, které subjekt údajů našemu spolku poskytl mimo jiné i na našich webových stránkách. V případě uplatnění tohoto práva bude subjekt údajů informován, zda a jaké konkrétní osobní údaje jsou o něm zpracovávány. Veškeré údaje budou zpřístupněny společně s informací o jejich zpracování
3. právo na opravu osobních údajů, pokud jsou jakkoli nepřesné nebo neúplné. Pouze v případě aktuálních údajů může náš spolek efektivně vyřídit reakce subjektů údajů
4. právo na vysvětlení a odstranění závadného stavu (např. blokaci, opravu, doplnění či likvidaci osobních údajů), jestliže se subjekt údajů domnívá, že náš spolek zpracovává osobní údaje v rozporu s právními předpisy
5. právo na výmaz osobních údajů (tzv. právo být zapomenut) nebo jejich omezené zpracování, pokud již nejsou potřebné pro uvedené účely, nebo pokud již náš spolek nemá zákonný důvod osobní údaje zpracovávat, včetně případů, kdy s jejich dalším zpracováním subjekt údajů nesouhlasí. Na základě uplatnění tohoto práva náš spolek zjistí, zda existují oprávněné důvody pro další zpracování osobních údajů a případně údaje subjektu údajů zcela nebo zčásti zlikviduje
6. právo na přenesení automatizovaně zpracovávaných osobních údajů získaných na základě souhlasu subjektu údajů k jinému subjektu, kdy náš spolek předá osobní údaje subjektu údajů v běžně používaném formátu subjektu údajů nebo jinému správci podle jeho žádosti
7. právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů včetně profilování, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Stejně tak může vznést námitku proti zpracování v situaci, že osobní údaje subjektu údajů zpracováváme pro účely přímého marketingu. V takovém případě osobní údaje subjektů údajů již nadále nebudeme takto zpracovávat pro tento účel
8. Souhlas se zpracováním osobních údajů je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu. Subjekt údajů má právo kdykoli tento souhlas odvolat, v případě, že nám ho poskytl pro účely, které souhlas vyžadují. Zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu, je zákonné. Na žádosti subjektu údajů, které se týkají uplatnění jeho práv, bude náš spolek reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě do 30 dnů od obdržení žádosti. Lhůtu je však v případě potřeby možné prodloužit o další 30 dnů. O takovém prodloužení včetně důvodů, které nás k němu vedly, budeme subjekt údajů vždy informovat
9. právo se v případě porušení svých práv obrátit se na správce či Úřad pro ochranu osobních údajů a požadovat odpovídající nápravu, kterou je např. zdržení se takového jednání správcem, odstranění vzniklého stavu, poskytnutí omluvy. Dozorovým orgánem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz/.

Pokud se domníváte, že náš spolek zpracovává osobní údaje v rozporu s Vaším právem na ochranu soukromého nebo osobního života, můžete od našeho spolku požadovat vysvětlení a odstranění takového stavu.

Veškerá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto Obecných zásadách.

Čl. XI. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Náš spolek nemá v úmyslu předávat osobní údaje subjektů údajů do třetí země. V případě, že bude docházet k předávání osobních údajů subjektů údajů do třetích zemí mimo EU, bude tak docházet v souladu s legislativními požadavky a v každém případě bude zabezpečena ochrana osobních údajů subjektů údajů.

Čl. XII. Poučení

Obsah našich webových stránek je chráněn příslušnými ustanoveními právních předpisů, které upravují oblast duševního vlastnictví. V případě užití obsahu našich internetových stránek v jakékoli formě je nutné mít náš výslovný písemný souhlas.

Čl. XIII. Změna Obecných zásad

Vyhrazujeme si právo v případě potřeby na změnu těchto Obecných zásad především s ohledem na vývoj vnitrostátních právních předpisů, rozhodovací praxi Úřadu pro ochranu osobních údajů a další doporučení a stanoviska dalších orgánů, jejichž výstupy se týkají oblasti ochrany osobních údajů. Doporučujeme tyto Obecné zásady pravidelně procházet, abyste byli aktuálně informováni o tom, jak pomáháme chránit Vaše osobní údaje, které zpracováváme.

Čl. XIV. Kontakt

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů můžete napsat na emailovou adresu: [email protected] či písemně na adrese: Štěpánská 617/26, 110 00 Praha 1.

V této souvislosti bychom Vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abychom si mohli ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.

Čl. XV. Účinnost

Tyto Obecné zásady jsou účinné od 24. 04. 2022.